Quản lý nhiều tài khoản Facebook cho shop đúng cách

Shop online có hai, ba người cùng làm là bắt đầu rối: ai trả tin nhắn trang nào, ai được đăng bài, ai giữ mật khẩu. Nhiều chủ shop xử lý bằng cách lập thêm nick cho "có nhiều tài khoản", rồi mất cả cụm trang khi Facebook khoá. Cách ngược lại gọn hơn: mỗi người đúng một tài khoản thật, quản lý bằng quyền truy cập chứ không bằng số nick.

Facebook chỉ cho mỗi người một tài khoản cá nhân. Lập nick ảo, nick clone để "có nhiều tài khoản" là vi phạm điều khoản và là một nguyên nhân phổ biến khiến tài khoản bị khoá. Bài này không hướng dẫn việc đó.

Cảnh báo cần đọc trước

Điều khoản Facebook ghi rõ mỗi người chỉ được dùng một tài khoản cá nhân, mang tên thật. Hệ quả với shop:

• Nick clone, nick "nuôi", nick mua lại đều có thể bị khoá bất cứ lúc nào, kể cả sau nhiều tháng dùng êm.
• Khi nick đó bị khoá, Fanpage mà nó giữ quyền quản trị có thể mất quyền theo, nhất là trang chỉ có một quản trị viên.
• Tài khoản mua lại không thuộc về bạn: người bán còn email, số điện thoại khôi phục và có thể lấy lại.

Vậy nên "quản lý nhiều tài khoản Facebook" trong một shop làm ăn đứng đắn nghĩa là quản lý nhiều người dùng thật, mỗi người một tài khoản của chính họ.

Ba thứ hay bị gọi lẫn thành "nhiều tài khoản"

Nhiều tài khoản cá nhân

Đây là tài khoản của từng con người: bạn một tài khoản, mỗi nhân viên một tài khoản. Đây là thứ không được nhân bản. Shop năm người thì có đúng năm tài khoản cá nhân.

Nhiều Fanpage

Fanpage không phải tài khoản. Nó là một trang gắn với tài khoản cá nhân đứng ra tạo. Một tài khoản quản lý nhiều Fanpage là hợp lệ: trang hàng nữ, trang hàng nam, trang cho chi nhánh khác. Không ai bị khoá vì có nhiều trang.

Nhiều tài sản trong Trình quản lý Doanh nghiệp

Trình quản lý Doanh nghiệp (Business Manager, trong Meta Business Suite) là lớp ở trên. Nó không đăng bài, không nhắn tin; nó chứa tài sản và cấp quyền: Fanpage, tài khoản quảng cáo, tài khoản Instagram, pixel, và danh sách ai được vào thứ gì.

Xem thêm: Cách chặn quảng cáo Facebook trên iPhone, Android, máy tính

Cách làm đúng khi có nhiều người cùng bán

Mỗi nhân viên dùng tài khoản thật của mình

Nhân viên đăng nhập bằng tài khoản cá nhân của họ rồi được cấp quyền vào trang của shop, và làm việc với tư cách trang. Chuyện mật khẩu cũng xong luôn: không có "mật khẩu trang" nào để phải đưa cho ai.

Cấp quyền qua Trình quản lý Doanh nghiệp

Thay vì thêm người trực tiếp vào từng Fanpage, hãy đưa toàn bộ trang vào Trình quản lý Doanh nghiệp rồi cấp quyền từ đó:

• Bạn xem được một danh sách duy nhất gồm tất cả ai đang có quyền vào thứ gì.
• Gỡ một người khỏi doanh nghiệp là gỡ khỏi mọi tài sản cùng lúc, không phải đi từng trang.
• Quyền thuộc về doanh nghiệp, không phụ thuộc tài khoản cá nhân nào còn hoạt động.

Phân vai trò theo nguyên tắc quyền tối thiểu

Quyền tối thiểu nghĩa là mỗi người chỉ nhận đúng mức quyền đủ làm việc của họ:

• Quản trị đầy đủ: chỉ chủ shop, cộng một người thật tin cậy để dự phòng.
• Nhân viên chốt đơn: quyền trả tin nhắn và bình luận, không cần quyền đổi tên trang hay thêm người.
• Người làm nội dung: quyền đăng và lên lịch bài, không cần vào tài khoản quảng cáo.
• Người chạy quảng cáo: quyền trên tài khoản quảng cáo, không cần quyền quản trị trang.
• Kế toán, đối tác xem báo cáo: chỉ quyền xem số liệu.

Nếu tài khoản một nhân viên bị chiếm, thiệt hại chỉ gói trong phần quyền người đó có.

Rà soát người có quyền định kỳ

Danh sách người có quyền luôn phình ra: nhân viên cũ, bạn bè từng nhờ hỗ trợ, bên thiết kế làm một chiến dịch rồi thôi. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, mở phần người dùng và tự hỏi từng dòng: người này còn cần quyền này không? Không còn thì gỡ.

Bật xác thực hai yếu tố cho mọi tài khoản có quyền

Trang bị mất thường không phải vì trang yếu, mà vì một tài khoản cá nhân có quyền vào trang bị chiếm. Hãy yêu cầu mọi người có quyền, kể cả bạn, bật xác thực hai yếu tố. Trình quản lý Doanh nghiệp còn cho bắt buộc xác thực hai yếu tố với mọi người tham gia.

Quản lý nhiều Fanpage trong Meta Business Suite

Khi shop có vài trang, Meta Business Suite là nơi làm việc gọn nhất.

Chuyển qua lại giữa các trang

Góc trên bên trái có bộ chọn tài sản: bấm vào đó để nhảy giữa các Fanpage và tài khoản Instagram đã liên kết, không cần đăng xuất.

Hộp thư gộp

Mục Hộp thư gom tin nhắn Messenger, tin nhắn Instagram và bình luận của các trang về cùng một chỗ. Ở đây nên dùng thêm:

• Gán nhãn hội thoại theo trạng thái như "chờ chuyển khoản", "đã gửi hàng".
• Câu trả lời đã lưu cho câu hỏi lặp lại về giá, phí ship, đổi hàng.
• Phân công hội thoại cho từng người để hai nhân viên không trả lời cùng một khách.

Lên lịch bài viết

Mục Nội dung cho phép soạn bài, chọn đăng lên nhiều trang và hẹn giờ trước. Nên soạn một đợt đầu tuần cho cả tuần, rồi dành thời gian còn lại để trả tin nhắn.

Khi muốn kết nối nhiều tài khoản vào công cụ

Nhiều shop bán trong nhóm Facebook, nên ngoài Fanpage còn cần tài khoản cá nhân của từng người hoạt động trong nhóm.

FB Auto là tiện ích Chrome cho việc này: nó dùng phiên Facebook đã đăng nhập sẵn trên trình duyệt nên không hỏi mật khẩu của ai. Về số tài khoản, gói Pro cho kết nối 1 tài khoản Facebook, gói Max cho kết nối tối đa 3 tài khoản — hợp với shop có vài người cùng tìm khách trong nhóm, thay vì mỗi người mua một gói riêng.

Mấy điều cần nói thẳng:

• Ba tài khoản ở đây là ba tài khoản thật của ba người thật, không phải ba nick của một người. Dùng để nuôi nick clone thì vẫn vi phạm điều khoản như cũ.
• Tiện ích chạy trong trình duyệt nên máy tính và Chrome phải đang mở.
• Công cụ có cơ chế giảm rủi ro — nghỉ ngẫu nhiên giữa các lượt, nội dung comment không trùng nhau, giới hạn số nhóm theo gói — nhưng không công cụ tự động nào cam kết tài khoản sẽ không bị khoá.

Xem thêm: Cách xây dựng group Facebook cho shop từ con số 0

Khi nhân viên nghỉ việc

Nên làm ngay trong ngày cuối:

1. Gỡ tài khoản người đó khỏi Trình quản lý Doanh nghiệp, không chỉ khỏi một trang.
2. Kiểm tra lại quản trị viên của từng Fanpage và tài khoản quảng cáo, để chắc không sót quyền cũ.
3. Nếu người đó từng có quyền thanh toán, kiểm tra phương thức thanh toán trên tài khoản quảng cáo.
4. Chuyển các hội thoại đang phân công cho họ sang người khác.
5. Nếu shop dùng công cụ hỗ trợ, bỏ kết nối tài khoản của họ khỏi công cụ.

Điều nên tránh tuyệt đối là mật khẩu chung: bạn không biết ai đã làm gì, không gỡ được quyền của riêng một người, và mỗi lần có người nghỉ là phải đổi mật khẩu cho tất cả.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có được lập tài khoản thứ hai để tách việc bán hàng và việc cá nhân?

Không. Facebook chỉ cho mỗi người một tài khoản cá nhân. Muốn tách thì lập Fanpage cho việc bán hàng, còn phần cá nhân che bằng quyền riêng tư.

Nhân viên trả tin nhắn thì khách có thấy tên họ không?

Không. Khi trả lời với tư cách trang, khách chỉ thấy tên và ảnh Fanpage. Tên nhân viên chỉ hiện trong phần quản lý nội bộ.

Một tài khoản quản lý được bao nhiêu Fanpage?

Về kỹ thuật là rất nhiều, nhưng giới hạn thật nằm ở sức người: mỗi trang cần nội dung đều đặn và người trả tin nhắn. Hai trang làm tốt hơn sáu trang bỏ hoang.

Có nên để một người giữ toàn bộ quyền quản trị?

Không nên để duy nhất một người. Hãy có ít nhất hai quản trị viên đầy đủ, để nếu một tài khoản bị khoá hoặc bị chiếm, bạn vẫn còn đường vào trang.

Tóm lại

Quản lý nhiều tài khoản Facebook cho shop không phải là có nhiều nick, mà là nhiều người thật, mỗi người một tài khoản, được cấp đúng quyền qua Trình quản lý Doanh nghiệp, cộng xác thực hai yếu tố và quy trình gỡ quyền khi có người nghỉ.

Nếu cả nhóm bạn cùng tìm khách trong các nhóm Facebook, FB Auto cho kết nối tối đa 3 tài khoản ở gói Max và dùng phiên đăng nhập sẵn trên trình duyệt nên bạn không phải chia mật khẩu cho ai.